Os 9 pilares da produtividade no trabalho: chaves para a redução do estresse ocupacional

[Planilha] Planejamento diário
Melhore sua produtividade no trabalho planejando o seu dia antecipadamente.

Você começa todos os dias com um plano de fazer muitas coisas, mas logo se vê distraído, irritado, concentrando-se em tarefas de baixa prioridade e ao final do dia percebe que não fez realmente nada de importante? Então, você pode estar precisando colocar em prática algumas estratégias para aumentar sua produtividade no trabalho.

As técnicas que eu vou te apresentar vão te ajudar a aumentar o seu controle sobre aspectos práticos da sua vida diária, aumentar a sua capacidade de realização, e liberar espaço na sua agenda.

E tudo isso, vai melhorar seus níveis de bem-estar e reduzir o seu nível de estresse.

Gostou? Então, vamos para a leitura!

O que é produtividade?

Existe uma ênfase muito grande atualmente, tanto de empresas quanto de profissionais, em melhorar os seus níveis de produtividade.

Isso acontece porque a produtividade é a capacidade de realização que alguém tem de acordo com o tempo disponível. Ou seja, quanto mais produtivo você é, mais atividades você consegue realizar em determinada quantidade de tempo.

O desafio é entregar mais resultado, usando o menor número de recursos possíveis, sendo que o principal deles é o tempo, mas sem perder a qualidade.

O pior inimigo da produtividade: o estresse

Mas a cobrança constante do mercado de trabalho e da vida cotidiana para que a gente produza cada vez mais acaba elevando os nossos níveis de estresse e isso consequentemente diminui a produtividade no trabalho.

É quase um caso de “Quem nasceu primeiro? O ovo ou a galinha?”. A baixa produtividade aumenta o estresse, e quanto maior o estresse menor a produtividade. Um influencia no outro.

E as consequências no desempenho profissional são muito significativas quando o estresse não é combatido. Ele tem sido associado com problemas físicos, como dores de cabeça, dores de estômago, hipertensão arterial, perda de cabelo e um sistema imunológico enfraquecido. Também pode causar problemas de concentração, alterações de humor e dificultar o trabalho em equipe, etc.

Então, o que fazer?

Benefícios de melhorar sua produtividade no trabalho

Aqui estão alguns benefícios de aprender a ser mais produtivo:

Redução do nível de estresse

O estresse elevado associado ao trabalho é chamado de estresse ocupacional. Ele é geralmente causado por conflitos com a chefia e com os colegas de trabalho, responsabilidades mal delegadas, trabalho monótono ou repetitivo, elevada carga de trabalho, etc.

Ou seja, existem muitos elementos que podem influenciar no estresse que estão fora do nosso controle, mas nós podemos melhorar um deles: o nosso próprio desempenho.

Focar na produtividade no trabalho é, portanto, uma forma de reduzir seus níveis de estresse.

Clareza

Técnicas de produtividade contribuem para a capacidade de ter uma descrição clara do que precisa ser feito, porque é importante realizar aquilo, e como será realizado. Você vai reduzir as incertezas e dúvidas do seu dia-a-dia.

Foco

Ser mais produtivo ajuda a manter uma quantidade adequada de atenção nas atividades mais importantes e ter uma perspectiva adequada de tempo. Por si só, o foco cria uma produção mais com menos esforço e tempo.

Efetividade

Há pessoas que sacrificam a qualidade em troca de quantidade. A fim de acomodar e realizar mais tarefas tendem a negligenciar algum processo importante que leva a má qualidade e erros. Com técnicas de produtividade você vai melhorar a qualidade do seu trabalho.

Melhoria nos relacionamentos

Se focarmos nossos esforços em melhorar nossa produtividade e qualidade de trabalho, melhoraremos automaticamente nosso relacionamento com nosso chefe e colegas que terão mais respeito por nossa capacidade de realização.

Aprendendo os 9 pilares da produtividade no trabalho

Conheça 9 maneiras de elevar sua produtividade no trabalho e tornar o seu dia-a-dia menos estressante.

Planejamento diário

Um dia sem planejamento é um dia perdido.

Então, você deve reservar algum tempo no fim do dia para fazer uma revisão das atividades que precisam ser realizadas no dia seguinte e colocar tudo no papel. Procure planejar o seu dia de uma forma que você saiba exatamente quais tarefas precisam da sua atenção.

Assim, seu foco e energia vão estar muito melhor direcionados.

Ao fazer um planejamento diário, selecione as atividades mais significativas e concentre nelas a maior parte do seu esforço, atenção e cuidado. Você provavelmente terá resultados mais impactantes.

Para te ajudar nisso, nós criamos uma planilha de planejamento diário que você pode baixar gratuitamente clicando na imagem ao lado, imprimir e utilizar como guia para planejar seus dias.

Gestão do seu tempo

Fazer uma boa gestão do tempo é fundamental para aumentar a produtividade no trabalho. O tempo é o recurso mais escasso de todos. Ele não volta atrás e não pode ser recuperado, então aprender a fazer a gestão do seu tempo é uma das técnicas mais importantes para ter uma vida mais produtiva e conseguir realizar mais coisas.

Pessoas sem tempo possuem maiores níveis de estresse, fazem suas atividades sempre correndo e acabam entregando resultados ruins. Por isso, é ideal ganhar tempo para realizar tudo dentro do prazo.

Dicas para fazer a gestão do seu tempo

  1. Faça o uso de uma agenda. Programas como microsoft outlook fornece uma agenda. Então, organize e agende TODAS as suas atividades e não apenas as reuniões e compromisso com outras pessoas. As agendas da maioria das pessoas só tem seus compromissos com os outros. A minha também tem meus compromissos, mas eu também separo tempo para atividades regulares do meu trabalho, como visualização de emails, e para trabalhos criativos, como escrever.
  2. Trabalhe em blocos de tempo: técnica Pomodoro. Use um timer para dividir o trabalho em intervalos, tradicionalmente de 25 minutos de duração, separados por intervalos curtos de 5 minutos. Essa técnica é chamada de Pomodoro e tem sido amplamente popularizada por dezenas de aplicativos e sites quer fornecem instruções e temporizadores. Ela é uma forma comprovada de aumentar o seu foco em uma tarefa específica sem levar a fadiga mental. Eu particularmente uso um app gratuito chamado ‘Be focus’ e uso essa técnicas para atividades que eu sei que vão necessitar de minha máxima atenção durante muitas horas seguidas (como escrever este artigo).
  3. Siga a sua agenda e não a agenda das outras pessoas. Você não precisa responder a cada email e mensagem no exato momento em que elas chegam para você. Se você fizer isso estará funcionando de acordo com a agenda dos outros e não com a sua. Isso acaba reduzindo sua produtividade no trabalho. Coloque na sua agente momentos específicos do dia para poder responder mensagens e emails e resista a tentação de olhar o seu celular ou inbox o tempo todo.

Saber priorizar

Um bom planejamento demonstra claramente quais são as prioridades. Por isso, você precisa aprender a priorizar para que o seu planejamento diário dê certo. Aqui estão 6 passos para você identificar suas prioridades:

  1. Faça uma lista de todas as suas tarefas. Não se preocupe com a ordem, ou o número de itens. Coloque absolutamente tudo no papel (ou aplicativo). O ato de escrever vai ajudar a liberar sua mente daquele item e você vai ter mais facilidade de focar em outras coisas.
  2. Separe o que é urgente do que é importante. Você deve identificar se existem tarefas que precisam de atenção imediata. Estamos falando de atividades que se não forem concluídas até o final do dia, ou nas próximas horas, terão graves consequências. Cada tarefa pode se encaixar em um dos quatro tipos: Importante e urgente: são as chamadas “crises”. Precisam ser solucionadas de imediato. Importante e não urgente: são atividades que demandam atenção pois foram planejadas e tem grande impacto. Porém precisam de um período maior de tempo para serem executadas. Não importantes e urgentes: Essas tarefas são resultados de má organização e acabam fazendo com que você interrompa outras atividades para solucioná-las. Não importantes e não urgentes: Essas tarefas não precisam de muita atenção e podem ser feitas quando sobrar tempo.
  3. Avalie a importância de cada atividade. A lei de Pareto é um conhecimento e muito importante para quem quer melhorar a produtividade no trabalho. O princípio afirma que 20% dos esforços feitos são responsáveis por 80% dos resultados obtidos. Isso significa que você precisa aprender a identificar as atividade que vão gerar maior impacto e maior resultado no seu trabalho e investir o seu foco nelas. Resumindo, você deve focar na parte que mais irá gerar impacto e não em tentar finalizar a maior quantidade de tarefas.
  4. Ordene suas tarefas pela quantidade de esforço requerido. Se você tiver tarefas que parecem empatam em posição de prioridade, verifique suas estimativas e comece com aquelas que vão exigir mais esforço. Especialistas em produtividade sugerem a tática de começar com as tarefas mais exigentes primeiro. Mas, se você sente que você não pode se concentrar em seus projetos mais densos antes de você terminar a tarefa mais curta, então siga sua intuição e faça isso.
  5. Saiba quando eliminar atividades da sua lista. Você provavelmente não conseguirá realizar tudo na sua lista. Então, depois de priorizar suas tarefas, elimine as tarefas restantes de sua lista e foque nas prioridades que você sabe que você devem e podem ser realizadas naquele dia.

Foco em uma atividade por vez

Se você está tentando fazer várias coisas ao mesmo tempo, saiba que isso vai reduzir a qualidade do seu trabalho. Muitas vezes você pode até ter a sensação de que está sendo produtivo, mas não está fazendo nada com alta qualidade.

Quando interrompemos uma atividade para dar atenção a outra, sem finalizar a atividade anterior, o nosso cérebro tem dificuldade de se concentrar completamente na nova atividade. Isso consome tempo e qualidade do nosso trabalho. Toda atividade que o nosso cérebro percebe que está ‘em aberto’ ou ‘por fazer’ consome memória e energia, e assim não podemos produzir com a máxima qualidade.

É por isso que você às vezes fica com uma música ‘presa na cabeça’. O seu cérebro ouviu parte da música, mas provavelmente não ouviu até o final e para ele a música se tornou uma tarefe ‘em aberto’. Por isso, você fica se lembrando da letra o tempo todo. A forma de eliminar a música repetitiva da cabeça é escutá-la novamente do início ao fim (e aproveite para se divertir, cantar bem alto e remexer a cintura 😀 ).

Então, tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo faz com que você leve muito mais tempo para realizá-la do que se fizesse uma coisa de cada vez, e ainda compromete a qualidade do seu trabalho. Por isso é interessante começar uma atividade e somente após seu término dar inicio a outra.

Lidar com as distrações

O cérebro é como um músculo e torna-se mais forte com o uso e quando podemos nos concentrar em um único exercício mental por um período maior de tempo, mais soluções inovadoras e criativas vão surgir. Então, evite distrações.

Quando você estiver realizando uma tarefa específica desloque as notificações do seu celular e computador e somente ligue novamente quando terminar a tarefa. O ideal é que você separe intervalos de 5–15 minutos a cada duas ou três horas para verificar o seu email ou aplicativos de mensagem.

Resista ativamente ao desejo de verificar redes sociais. Se você sentir que não consegue resistir instale programas de anti distração. Esses programas bloqueiam o acesso às partes mais viciantes da internet por períodos específicos.

Configure um ambiente de trabalho que encoraje a execução de uma tarefa por vez, por exemplo, procure trabalhar com apenas uma tela e afaste seu celular sempre que possível. Coloque-o em uma gaveta ou dentro da sua bolsa.

Organização do computador e do local de trabalho

A organização é a base para que você economize tempo. Você não precisa ser um poço de organização, mas deve ser o suficiente para que não perca tempo procurando as coisas no meio da bagunça. Imagine quanto tempo é perdido procurando um arquivo que você não sabe onde colocou. Pequenas coisas desse tipo já são suficientes para provocar irritação e tirar sua concentração.

A dica é criar uma lógica para sua organização, que seja simples e fácil para você encontrar o que precisa. Criar padrões e regras vão te auxiliar nisso, e conte com aplicativos.

Você pode usar aplicativos para gravar suas senhas (1Password) e organizar as pastas do seu computador automaticamente(Hazel).

Alguns aplicativos fazem a gestão de projetos (Trello ou Zenkit) e o controle de horas que você trabalhou nele e te dão informações sobre sua eficiência e produtividade no trabalho.

As vantagens que as ferramentas e os aplicativos te dão são: 1- Automatização dos processos 2- Organização e centralização das atividades 3- Redução dos processos burocráticos 4- Acesso a mais indicadores de resultados 5- Integração entre sistemas e equipes

Corpo e mente em estado de relaxamento

Respire e tire alguns minutos para meditar. Ao chegar no trabalho e ao voltar do almoço tire um ou dois minutos para fazer um breve exercício de mindfulness. Ele vai te ajudar a regular seus batimentos cardíacos e fluxo sanguíneo, reduzindo assim a tensão e colocando o corpo em estado de atenção relaxada.

Levante-se da sua cadeira e faça alongamentos durante 5 minutos para cada 1 hora de trabalho. Ao alongar-se seu corpo faz com que o sangue circule bem e você se sinta melhor.

Movimente-se. Se você está perdendo o foco, lendo a mesma frase um monte de vezes para conseguir entender ou se sua mente está bem longe de onde deveria estar, levante-se e dê uma volta. Uma breve caminhada pode melhorar seu humor, e ajuda-lo a se reconcentrar.

Ética profissional

Aprenda a dizer não e só aceite projetos que você sabe que vai conseguir realizar. Aceitar todas as tarefas te deixará sobrecarregado. Além disso, você interromperá sua rotina, o que te causará atrasos. Por isso, aprenda a dizer não quando for necessário. E quando você aceitar um compromisso, mantenha a sua palavra a todo custo.

Busque a excelência, não a perfeição. É sempre importante procurar fazer o melhor, mas isso não pode ser tornar uma obsessão. Refazer um trabalho só porque algum detalhe não ficou perfeito vai fazer com que você perca muito tempo. Ao estabelecer suas metas, não seja muito exigente ao ponto de deixa-las inalcançáveis. Não perca tempo criando problemas onde não existe. Isso só irá diminuir sua eficiência e produtividade no trabalho.

Seja estratégico. Nem tudo que é importante é urgente. Importante são as tarefas que exigem planejamento, mais tempo para serem realizadas e são pensadas com antecedência. Urgente é aquilo que precisa de atenção imediata e é movido por prazos. Então, tente ser movido de forma estratégica e não viva para resolver as crises do dia-a-dia. Planeje!!

Crie métricas para avaliar o seu próprio desempenho e produtividade no trabalho. Avaliar sua produtividade a base de achismo não é adequado. É fundamental definir métricas de desempenho para que você tenha clareza de como precisa melhorar.

Comece criando uma meta, um período de ação e a maneira que será mensurada. Todo mês você deve acompanhar o indicador para ver se está produzindo de forma correta.

Faça isso ao longo dos meses e poderá comparar quando teve produtividade no trabalho ou não. Assim, conseguirá saber o que te atrapalhou ou contribuiu para que você tivesse tal desempenho.

Observações finais

Você viu que muito pode ser feito para melhor seu desempenho profissional e produtividade, e consequentemente, reduzir seus níveis de estresse. Então, mãos a obra!

Comece com pequenas atitudes. Você não pode alterar anos de hábitos de trabalho da noite para o dia. Pequenas mudanças na forma como você trabalha podem gradualmente somar grandes melhorias na sua produtividade no trabalho.

Comece por criar o hábito de planejar os seus dias. Baixe a nossa planilha de planejamento diário.

E lembre-se, você é humano, por isso é importante aceitar que às vezes você vai escorregar, se distrair e ter um dia ruim. É mais importante seguir em frente.

Espero que estas dicas sejam muito úteis.

Abraços, Beatriz Rustiguel

[Planilha] Planejamento diário
Melhore sua produtividade no trabalho planejando o seu dia antecipadamente.
Beatriz Rustiguel da Silva

Beatriz Rustiguel é formada em comunicação social, especialista em Métodos e Técnicas de ensino, certificada em Resiliência e Gestão de Estresse pela University of Washington – WashigtonX, e em Psicologia Positiva pela University of North Carolina at Chapel Hill.

div#stuning-header .dfd-stuning-header-bg-container {background-color: #01b5aa;background-size: cover;background-position: top center;background-attachment: initial;background-repeat: no-repeat;}#stuning-header div.page-title-inner {min-height: 250px;}