Home Office: tudo que precisa saber para triunfar com o trabalho remoto

Você foi pego de surpresa pela pandemia e todas as mudanças que ela trouxe consigo?

Precisou se adaptar à novas condições de trabalho?

Essa foi a sua primeira vez encarando a realidade do trabalho remoto (o famoso Home Office)?

Então, esse artigo é para você.

Eu vou te contar o que você mais precisa saber para se adaptar e triunfar a essa nova forma de trabalhar.

Me acompanha na leitura?

Home Office a novidade não tão nova assim

Home office está longe de ser uma novidade, mas muita gente está lidando com essa forma de trabalhar pela primeira vez.

A pandemia pegou o mundo inteiro de surpresa e forçou pessoas e empresas a rever seus conceitos e se adaptarem às mudanças.

Dentro da escuridão de como será o amanhã, empresas observam suas receitas caírem dia após dia, outras enxergam oportunidades e até novos negócios podem nascer neste aparente solo infértil.

Seja para evitar a falência ou construir novos produtos e serviços em meio a crise, uma coisa é certa, o trabalho home office é uma realidade hoje, que gostem ou não.

Em recente estudo divulgado pelo coordenador de MBA em Marketing e Inteligência de Negócios Digitais da Fundação Getúlio Vargas, André Miceli, prevê um crescimento de 30% do home office no Brasil após a pandemia.

Não é de hoje que o home office vem se mostrando efetivo na vida de empresas e pessoas em todo mundo.

Desafogar o transporte público, reduzir custos operacionais do negócio, bem como permitir que as pessoas tenham mais tempo para cuidar da saúde e lazer, são só alguns do benefícios trazidos pelo trabalho em casa.

Quem não queria crer nessa realidade, agora se vê obrigado a aceitar, na marra.

O trabalho remoto é a “esquisitice” que veio pra ficar!

Visto que o trabalho remoto é uma realidade na vida de muitos brasileiros hoje e tudo indica que será um tendência daqui para frente, você precisa estar preparado.

Por isso, se você é um dos que necessitam, se adaptar a esta nova realidade, seja empreendedor ou funcionário, aqui estão umas dias valiosas.

O que é home office e suas 3 principais formas

Home Office, do Inglês, significa, literalmente, escritório em casa. Nesta forma de trabalhar, o trabalhador desenvolve suas atividades na sua própria casa, evitando o deslocamento até a empresa.

O conceito é amado por muitos pois, entre as muitas vantagens, o trabalhador ganha tempo – por não ter que enfrentar o trânsito – e muita energia – por não ter se estressar logo cedo para chegar ao trabalho.

Mas não são só flores! Falaremos dos pontos complicados de se trabalhar de casa mais adiante.

Em geral, o trabalho remoto compreende três formatos:

Teletrabalho: realizado por funcionários contratados por uma organização.

Nesse formato, as empresas liberam seus funcionários para estarem desempenhando suas funções de casa se aproveitando dos desenvolvimentos tecnológicos que temos experimentado nas últimas décadas.

As empresas têm adotado essa prática porque ficou comprovado grande ganho de produtividade e bem-estar do profissional que tem tal liberdade.

Porém, existem cuidados práticos para que essa prática não vira uma grande perda de dinheiro. Geralmente, não são para todos os colaboradores de uma empresa tal autorização. Depende muito do nível de senhoridade, posição hierárquica e função desempenhada. Além disso, o funcionário não está fora do escritório em tempo integral, mas apenas algumas vezes por semana ou meio expediente.

Trabalho remoto: conduzido por profissionais liberais como, consultores, freelancers e autônomos, que exercem suas atividades profissional em casa a maioria do tempo.

Profissionais que trabalham de forma independente e não precisam de um lugar físico para atender seus clientes, têm estabelecido sua estrutura de Home Office de forma bastante bem sucedida.

Eles usam e abusam da tecnologia para realizar suas atividades profissionais e eventualmente quando necessário se deslocam até seu cliente.

Devido ao crescimento cada vez maior da tecnologia, destacando-se o uso da internet para comunicação, trabalhar de casa se tornou algo cada vez mais possível, afinal de contas, não é necessário um investimento tão alto assim para ter um computador razoável e acesso a internet.

Empresário home based: aquele que abre uma empresa com sede na própria residência.

Pessoas que decidem empreender tem atualmente a opção de trabalhar a partir de suas próprias casas para atender seus clientes e prestar seus serviços.

Essa é uma forma de reduzir custos de investimento inicial no negócio e flexibilizar das possibilidades.

Um dos principais investimentos de qualquer novo negócio é o espácio de funcionamento, mas sem ter a responsabilidade de pagar um aluguel todo mês e estar atado a um contrato o empreendedor (consultor ou freelancer) tem mais tranquilidade em relação ao investimento inicial e pode mudar de estratégia e forma de trabalhar se os planos não estiverem se concretizando como desejado.

Em caso de pequenos negócios que envolvem mais de uma pessoa também é totalmente possível o trabalho colaborativo entre os vários membros da equipe dentro da casa do pequeno empresário ou até mesmo à distância.

Vantagens e perigos do trabalho remoto

As vantagens do trabalho remoto são inúmeras, e superam em muito as suas desvantagens.

No lado pessoal, ele proporciona uma maior proximidade com a família, reduz o estresse do trânsito nosso de cada dia e oferece mais flexibilidade para os cuidados com a saúde e a mente.

Já analisando o lado profissional de cada um, ter seu escritório dentro de casa proporciona mais privacidade (desde que planejada), redução de custos com aluguel, transporte, refeição e a possibilidade de gerenciar o seu horário de trabalho.

Para as empresas o trabalho remoto pode diminuir os custos, reduzir o estresse entre os funcionários e até mesmo gerar vantagens fiscais para o empregador.

Segundo pesquisa da Home Office Brasil realizada pela SAP Consultoria RH em 2016, houve um aumento de 50% das empresas que adotaram esta modalidade com relação a 2014.

Ainda nesta mesma pesquisa foram identificados ganhos com produtividade, aumento da satisfação e engajamento dos colaboradores.

Mas alguns cuidados precisam ser tomados para que o profissional tenha de fato um bom desempenho trabalhando de casa como, por exemplo, a escolha de um lugar dedicado ao trabalho, a definição de um horário e regras de convivência com os outros membros da família. O grande perigo do ter um escritório em casa é a distração. Estar perto da família é bom, mas pode complicar o foco e a produtividade. Falo mais sobre isso adiante.

Trabalho remoto é pra você?

Por incrível que possa parecer, o trabalho home office não é para todos. Muitos não sabem se vão gostar de trabalhar em casa ou não.

Alguns podem gostar do ambiente que foi criado dentro da empresa, podem gostar de sair de casa todos os dias ou até mesmo, podem gostar de serem supervisionados de perto.

Isso mesmo, tem quem goste de supervisão, e não pense que é errado gostar disso. Existem pessoas que se desempenham melhor em grupos, com interação face-a-face e ganham energia e confiança ao estar perto dos colegas e supervisores.

Ter seu escritório em casa ou até mesmo tocar seu próprio negócio, pode ser uma atividade solitária. Isso requer uma mentalidade mais autônoma, individualista, com auto grau de autoresposabilidade.

Uma pessoa que sempre viveu sendo direcionada por outras, obviamente terá dificuldades quando tiver que assumir todas as responsabilidades.

Por tanto, se você é uma pessoa que gosta do caminho que realiza para o trabalho, de estar em contato físico constante com pessoas e tem dificuldade de determinar as prioridades do seu dia, talvez não se adapte bem ao home office ou precise de uma mudança de mindset profissional para se dar bem no esquema de trabalho remoto.

Para se adaptar a esta nova forma de trabalhar você deve entender que liberdade sem responsabilidade pode ter resultados desastrosos.

Ser independente e focado são características fundamentais de quem trabalha em Home Office.

Mudando sua mentalidade para o Home Office

Toda mudança na vida deve passar primeiro pela forma de pensar, e começar uma nova vida com o trabalho remoto não seria diferente.

Lembre-se pensamentos geram comportamentos que geram resultados!

Então, como pensar a respeito do trabalho remoto?

  • Para gerentes e líderes

    Primeiro, se você gerencia equipes de trabalho, vai precisar focar muito mais em resultado do que horas de produção.

    Evite a frustração de querer que todos estejam online pontualmente às 9hs. Determine os resultados esperados de cada um da equipe e cobre isto.

    Além disso, use e abuse da comunicação. O contato presencial no escritório nos dá uma visão mais ampla do trabalho em andamento, remotamente, essa percepção pode sair prejudicada, por isso, invista no contato constante com todos, até para que ninguém acabe cedendo ao conforto do próprio lar.

  • Para membros de equipe e Autônomos

    Para quem será gerenciado, a mudança de mindset é ainda mais importante.

    Você não terá mais alguém te olhando o tempo todo e por isso, você mesmo precisa se policiar para de fato executar e entregar suas tarefas.

    Pense cada vez menos como funcionário, e mais como um empreendedor. Afinal de contas, alguns custos agora serão seu, como luz e internet.

    Mesmo estando em casa, você vai precisar da mesma concentração e dedicação que teria se estivesse no escritório.

    Isto significa que você deve retirar totalmente da sua cabeça a ideia de passar o dia todo na cama, trabalhando.

    Aliás, é até recomendado que você se arrume para trabalhar em casa, do mesmo jeito que se arrumava para ir à empresa. Algumas pessoas chegam a colocar até terno e gravata.

    Parece exagero, mas não é, deste modo, você estará dando sinais ao seu cérebro que é hora de trabalho e não de lazer. Isto também ajuda para que o restante da sua família entenda o recado.

    Para que o trabalho remoto funcione, será necessário saber a cada dia o que deve ser feito, por isso, a organização será fundamental.

As regras de outro para triunfar trabalhando em Home Office

A tendência é que em um trabalho home office, dependendo da sua função, você precise entregar mais resultados, do que simplesmente mostrar que está trabalhando.

Em outras palavras, não haverá uma pessoa atrás de você a todo momento dizendo “faça isso, desse jeito”, logo, você terá de ser cada vez mais independente e um pessoa capaz de se auto-organizar.

A necessidade de organização nasce não somente motivada pela entrega das demandas, mas também, pelo controle dos custos. Entenda, você deve ter um escritório na sua casa, e o mesmo também deve ser mantido.

Acordar na hora que quiser, trabalhar da cama ou do sofá e trabalhar 5 ou 4 horas seguidas sem nenhum pausa, são ações que levarão o seu trabalho em casa ao fundo do poço.

Você acha que seria muito bom trabalhar de casa e ter mais liberdade porém, não é uma pessoa organizada? Veja agora algumas regras vitais de organização para trabalhar home office.

Separe o seu lugar de trabalho

Ter um escritório em casa não necessariamente significa fazer um investimento monstro e montar um escritório com tudo o que tem na sua empresa.

Você precisa separar um canto da sua casa que será batizado de canto do trabalho, ou, o seu escritório.

Se o espaço que você possui é apenas uma pequena mesa para o notebook, que seja, mas entenda que aquele é o seu lugar de trabalho.

Toda vez que você se sentar no seu canto de trabalho, deve ter o mesmo efeito de quando você chegava na sua empresa ou no seu escritório.

Caso você tenha um espaço maior na sua casa, ou deseja investir para ter o espaço de trabalho melhor, aposte em cadeiras ergonômicas, uma mesa com um bom espaço e um bom fone de ouvido é sempre bem vindo.

O ideal é que seu espaço para o trabalho fique no local mais silencioso da casa, longe das entradas e de pontos de grande circulação da sua residência.

Para começar seu home office com o pé direito, ter seu local reservado de trabalho deve ser o primeiro passo.

Arrume-se!

Preciso me arrumar para trabalhar dentro da minha própria casa?

A resposta é SIM!!

O comportamento simbólico de trocar de roupa, passar uma maquiagem e se preparar para começar o dia de trabalho, melhora a qualidade do seu trabalho segundo estudos.

Há uma teoria na psicologia chamada de “cognição indumentária”, que estuda o efeito das roupas produzem no nosso comportamento.

Trocando em miúdos, quando você usar a sua roupa habitual de trabalho, estará passando para o seu cérebro a ideia de que “é hora do trabalho, concentre-se!”.

Se o seu trabalho exige concentração por exemplo e você estiver trabalhando só usando roupas de baixo, muito provavelmente terá três vezes mais dificuldade de concentração.

Contudo, não significa que você precise usar terno ou um blazer todos os dias. Se o seu trabalho vai exigir várias videoconferências durante a semana, se arrume como você se arrumaria para as reuniões presenciais.

Ainda que não vá ter muitas interações com outras pessoas, procure estar vestido de uma maneira que você pudesse sair na rua tranquilamente, ou até mesmo receber um cliente.

Mantendo-se pelo menos razoavelmente vestido, além de apertar o botãozinho do trabalho no seu cérebro, estará preparado para qualquer outro tipo de evento do trabalho que possa ocorrer.

Nada de passar vergonha ao ser pego de ‘calças curtas’ em um videoconferência, hein? 🙂

Defina seu horário de trabalho

“Agora eu trabalho de casa, sou meu próprio chafe e posso fazer as coisas na hora que eu quiser ou conseguir”, se você pensou isso por algum momento, sinto informar, mas você pensou errado.

Se você é funcionário de uma empresa, dependendo da sua função, não vai conseguir ter a liberdade de fazer seu horário.

Existem tecnologias e mecanismos para “controlar” o horário de trabalho de um funcionário. Logo, neste caso, você terá sim um horário normal como tinha na empresa.

Por outro lado, se você é o dono do seu negócio, ou a sua função na empresa permite que você faça o seu horário, as coisas melhoram, mas, nem tanto.

Guarde isto “VOCÊ PRECISA TER UM HORÁRIO”.

Dependendo do seu perfil, a ideia de não ter um horário certo para trabalhar pode ser tentadora, mas também será prejudicial a sua produtividade.

Determine seu horário de trabalho e cumpra à risca aquilo que programou.

Não ter uma programação adequada para trabalhar é uma faca de dois gumes. Ela pode, por um lado, prejudicar a sua produtividade e, por outro, a sua saúde.

Quando você não tem um horário para começar seu trabalho, pode acabar começando tarde demais e realizando tarefas de menos.

No entanto, não ter hora para acabar pode prejudicar e muito a sua saúde física e mental.

Acredite em mim, mesmo que pareça o contrário, o trabalho aumenta e muito quando você está em casa, e por isso você precisa de controle.

Se não tem muitas ideias de horário pode começar pelo tradicional, de 09:00 às 17:00 por exemplo, e ao longo do tempo analisar ajustes neste horário de maneira que você seja mais produtivo e não extrapole os seus limites.

Por isso, programe-se e tenha um início e fim de expediente.

Faça pausas

Ter uma horário para iniciar e terminar seu trabalho ajuda no seu desempenho, porém, saber a hora de tomar um café também.

De acordos com estudos, nossos cérebro consegue se manter focado em um objeto tarefa por algo em torno de 50 à 60 minutos, depois disso sua atenção se esvai quer queira, quer não.

Por isso, o ideal é trabalhar durante esse bloco de tempo, e então fazer um intervalo de cinco a 10 minutos para, literalmente, ficar à toa.

Nesta pausa, veja suas redes sociais, responda mensagens, tome um café, se alongue ou simplesmente caminhe um pouco.

Seu cérebro e corpo precisam desta pausa, assim quando retornar estará mais focado na sua tarefa e menos suscetível a distrações.

Uma técnica muito útil para controlar suas pausa é utilizar a técnica Pomodoro.

A técnica consiste justamente em intercalar período de foco total com períodos de descanso e distração.

O Pomodoro trabalha com 25 minutos de atividade intensa, com 5 minutos de descanso, fazendo uma pausa maior (de 15 á 30 minutos) na quarta pausa.

Você pode adaptar estes tempos conforme a necessidade, por exemplo, trabalhando focado por 50 minutos e descansando por 10 minutos.

Atenção! O Objetivo é realizar pequenas pausas para manter o seu poder de concentração. Em outras palavras, não vale querer ver um episódio da sua série favorita neste intervalo. 😉

Essas são algumas regrinhas de ouro do trabalho remoto. Se você conseguir implementar-las, começará com pé direto a sua aventura Home Office.

Ferramentas para sua produtividade

Como estamos tratando de trabalho remoto, existe no mercado uma gama de ferramentas bem ampla para ajudar na comunicação, concentração e produtividade.

O ideal é que você conte com pelo menos 4 tipos de ferramenta, uma ferramenta de comunicação, uma de videoconferência, uma para o trabalho colaborativo, e uma para gestão de tarefas e produtividade.

Criamos uma lista com algumas ferramentas que serão indispensáveis para o seu trabalho home office, e o melhor de tudo, todas elas com versões gratuitas.

Comunicação instantânea e chats

A primeira delas que merece destaque é o Slack.

O Slack pode ser usado no computador, no smartphone e até mesmo direto do seu navegador. Com ele, você pode criar canais para cada projeto ou até mesmo setor da empresa, além de poder compartilhar arquivos de uma maneira muito eficiente.

Outra boa opção é utilizar o Google Hangouts.

Se você possui um e-mail do Gmail já pode utilizar a ferramenta. Além da criação de grupos, o Google Hangouts permite também realizar ligações e videoconferências muito facilmente. O Google Hangouts também está disponível para celulares android e iOS.

CUIDADO!! Vale a pena destacar aqui algumas ferramentas perigosas!

A primeira ferramenta perigosa para você é o WhatsApp e a segunda o Telegram.

Geralmente neste aplicativos temos contatos de familiares e de outros tipos de grupo que não possuem ligação nenhuma com o trabalho, e por isso elas podem acabar sendo grandess distrações.

Trate o WhatsApp e o Telegram do mesmo modo que suas redes sociais, e olhe para eles somente no seu intervalo.

Videoconferência

Para que as reuniões sejam realizadas tão bem quanto seriam presencialmente, nossa primeira indicação fica por conta do Zoom.

A ferramenta já é uma das mais usadas nesta recente pandemia, inclusive por diversas escolas e professores para conseguirem aplicar suas aulas on-line. Além de manter uma boa qualidade de transmissão, ainda é possível compartilhar sua tela e enviar arquivos.

Outra boa opção para realizar suas reuniões on-line é o Skype. A ferramenta da microsoft permite realizar videoconferências com uma boa qualidade além de ainda possibilitar a realização de ligações para celulares e telefones fixos, neste caso, mediante ao carregamento de créditos.

Por fim, o Google Hangouts que já citamos anteriormente.

Trabalho Colaborativo

Para começar com o trabalho colaborativo o primeiro passo a ser dado é ter um bom lugar para armazenar arquivos de trabalho de maneira que todos tenham acesso e a tranquilidade de saber que os arquivos não serão perdidos facilmente.

Existem diversas opções de armazenamento na nuvem atualmente, contudo, destacamos aqui as três mais utilizadas que são: Google Drive, OneDrive e o Dropbox.

Todos eles possuem em suas versões gratuitas, espaço de armazenamento mais que suficiente para guardar milhares de documentos.

Vale um destaque para o Google Drive e o OneDrive, onde com ambos é possível ainda ter acesso a ferramentas para a criação de textos, planilhas eletrônicas e criar apresentações, todos direto do seu navegador de internet, sem a necessidade de instalação.

Gestão de Tarefas e Produtividade

Para um melhor gerenciamento e execução das atividades da equipe, de tarefas e projetos, indicamos a melhor ferramenta do mercado para este fim, o Trello.

A ferramenta foi criada com o objetivo de organizar e controlar melhor o fluxo de trabalho de projetos e equipes. No Trello podemos criar nossas equipes, quadros de trabalho, anexar arquivos e ainda manter um histórico de conversas e atividades que ocorreram em cada tarefa. Como se ainda não bastasse, podemos estender ainda mais os recursos do Trello através de Power-ups e extensões do navegador.

Sabendo que as possibilidades são quase infinitas criamos um super curso, do zero ao avançado, sobre a ferramenta, que você pode saber mais clicando aqui.

Recapitulando

Vimos neste artigo o que é o trabalho home office, suas vantagens e desvantagens além de diversas dicas para você se adaptar a nova situação e triunfar no seu trabalho remoto.

Quer gostem ou não, o trabalho remoto já é uma realidade que foi impulsionada ainda mais com os efeitos da pandemia.

Portanto, se atualizar é preciso, e já é tempo de aprendermos a trabalhar e a realizar o auto gerenciamento, pois é para lá que vem caminhando a humanidade.